Дэвид Аллен мен Эдвард Ламонттың «Команда» еңбегіне негізделген, топтық жұмыстағы хаостан жүйелілікке өтудің рефлексиялық талдауы. Бұл мақала ұжымдық сананы ақпараттық қоқыстан тазартудың жолдарын көрсетеді.
Ортақ мидың шаршауы
Таңертең поштаңызды ашқанда жүздеген хаттың ішінде өзіңізді жоғалтып алғандай сезінесіз бе? Бүгінгі заманауи командалардың басты проблемасы — ақпараттың аздығы емес, оның ретсіз көшкіні мен шектен тыс көптігі. Дэвид Аллен мен Эдвард Ламонт өздерінің жаңа зерттеулерінде бүгінгі ұжымдардың «ұжымдық күйзеліске» түскенін ашық айтады.
Шыны керек, бүгінгі таңда мессенджерлер мен электронды пошта жұмысты жеңілдетудің орнына, назарымызды үнемі бөліп, мазасыздық тудыратын құралға айналды. Біз байқаусызда «үнемі байланыста болу» синдромының еріксіз құрбанына айналып барамыз. Осы хаостан шығудың жолы бар ма?
Жеке тұлғадан жүйеге: Неге GTD жеткіліксіз?
Көптеген адамдар Дэвид Алленнің GTD (Getting Things Done) әдістемесін жеке өмірінде сәтті қолданады. Алайда, егер сіздің әріптесіңіз хаос ішінде жүрсе, сіздің жеке тиімділігіңізден не пайда? «Команда» кітабында авторлар жеке өнімділіктің ұжымдық деңгейде неге тоқырайтынын терең талдап береді.
Жеке өнімділік — бұл сіздің өз қайығыңызды есу шеберлігіңіз болса, командалық өнімділік — бүкіл экипаждың бір бағытта, ортақ ырғақпен қозғалуы. Егер ортақ жүйе болмаса, ең мықты маманның өзі ұжымдық былықтың астында қалып, тиімділігін жоғалтады.
«Reply-all» тұңғиығы
Бірде ірі IT компаниясындағы маңызды жоба тек қана «барлығына жауап беру» (reply-all) функциясының кесірінен тоқтап қалды. Жүздеген адам қатысқан хат алмасуда нақты шешім қабылдайтын тұлға мен келесі қадам белгісіз болып қалған еді. Ақыр соңында, ешкім ештеңеге жауапты болмай шықты.
Аллен бұл жағдайды «когнитивті ағынның бітелуі» деп атайды. Кітаптағы сюжеттік детальдардың бірінде авторлар осындай хаос ішінде қалған басшының хаттарды мүлдем оқымай тастауға мәжбүр болғанын, бірақ бұл мәселені шешпей, тек үрейді арттырғанын шебер суреттейді.
Ұжымдық когнитивті жүктеме
«Ми — идея тудыруға арналған, оны сақтауға емес», — дейді Дэвид Аллен. Команда деңгейінде де дәл осы қағида жұмыс істеуі тиіс. Егер әрбір қызметкер «бұл мәселені кім шешіп жатыр?» немесе «келесі жиналыс қашан?» деген сұрақтарды басында сақтап жүрсе, олардың шығармашылық қуаты тез таусылады.
Бөлінбеген жауапкершілік ұжымдық сананы тез шаршатады. Зерттеулер көрсеткендей, анық емес тапсырмалар қызметкерлердің стресс деңгейін 40%-ға дейін арттырады. Бұл тек жұмыс сапасына емес, адамдардың психологиялық саулығына да тікелей әсер етеді.
Ашық тізімдер — ашық қарым-қатынас
Алдымен командалық «Capture» (жинақтау) процесін орнатыңыз. Бұл дегеніміз — барлық идеялар, проблемалар мен тапсырмалар ауызша емес немесе жеке бастың естелігінде емес, ортақ, барлығына көрінетін жүйеде (мысалы, Trello, Notion немесе қарапайым ортақ құжат) тіркелуі тиіс.
Бұл әдіс команда мүшелеріне «бәрі бақылауда» деген тыныштық сыйлайды. Егер ақпарат ортақ жүйеде сенімді сақталса, «оны ұмытып кетпеймін бе?» деген ішкі қорқыныш өздігінен жойылып, назар жұмысқа ауады.
Анықтық — бұл мейірімділік
Авторлар «Келесі қадам» (Next Action) мен «Нәтижені» (Outcome) анықтауды командалық мәдениеттің негізі деп санайды. Егер жиналыстан кейін нақты кім, нені, қашан істейтіні қағазға түспесе, ол жиналыс уақытты босқа өткізу болып табылады.
Анықтық ұжымдағы сенімді арттырады. Әркім өз міндетін нақты білгенде, басқаларға деген күдік пен кінәлау сезімі азаяды. Бұл — сауатты жұмыс ортасы мен психологиялық қауіпсіздіктің басты алғышарты.
Хаос ішіндегі тәртіп сәті
— Біз бұл жобаны қалай бітіреміз? — деп сұрады мазасыз менеджер. — Тек қана келесі физикалық қадамды анықтау арқылы, — деп жауап берді кеңесші Алленнің қағидасымен. Бұл қарапайым сұрақ үлкен корпоративті машинаның дөңгелегін жүргізіп жіберді. Команда мүшелері «жобаны бітіру» деген дерексіз ойдан «клиентке қоңырау шалу» деген нақты іске көшкенде, бойларын жеңілдік сезімі биледі.
Бұл сюжеттік деталь кітапта жиі кездеседі: үлкен мәселенің шешімі әрқашан кішігірім, нақты іс-қимылда жатады. Тек соны көре білу керек.
Рөлдер мен шекаралар
Жұмыс процесінде кімнің неге жауапты екенін нақтылаңыз. Авторлар «Рөлдер картасын» жасауды ұсынады. Бұл тек құрғақ лауазымдық нұсқаулық емес, күнделікті жұмыстағы нақты функциялардың көрінісі.
Егер командада шекаралар анық болмаса, бір жұмысты екі адам істеуі немесе, керісінше, ешкім істемеуі мүмкін. Бұл ресурстарды ысырап етуге және ішкі кикілжіңдерге әкеледі. Нақтылық — тиімділіктің анасы.
Талқылаудан — іске
«Команданың миы — бұл тек қатысушылардың қосындысы емес, олардың арасындағы байланыстардың сапасы», — деп жазады Аллен мен Ламонт. Ұжымдық «Айдын көңіл» (Mind Like Water) күйіне ену үшін команда кез келген өзгеріске байбаламсыз жауап бере алуы керек.
Бұл күйге жету үшін жүйеге деген мызғымас сенім болуы шарт. Егер сіз әріптесіңізге берген тапсырманың орындалатынына 100% сенімді болсаңыз, сіздің миыңыз ол туралы ойлауды доғарып, жаңа идеяларға орын босатады.
Апталық шолу: Командалық нұсқа
- Өткен аптадағы жетістіктерді атап өтіп, позитивті энергия жинау.
- «Кептеліп» қалған немесе түсініксіз тапсырмаларды анықтау.
- Ортақ тізімдерді өзекті ақпаратпен жаңарту.
- Келесі аптаның басты фокусы мен мақсаттарын белгілеу.
Апта сайынғы командалық ревизия хаостың жиналуына жол бермейді. Бұл — ұжымдық гигиенаның ажырамас бөлігі.
Сенім — жүйенің жанармайы
Егер жүйе дұрыс жұмыс істемесе, ешқандай корпоративтік мәдениет немесе «командалық рух» туралы тренингтер көмектеспейді. Нағыз сенім — бұл әріптесіңнің сөзінде тұратынына және жүйенің ақпаратты жоғалтпайтынына сену.
Дэвид Аллен мен Эдвард Ламонттың бұл көзқарасы көптеген топ-менеджерлердің жоғары бағасын алды. Заманауи менеджменттің жаңа парадигмасы осы «Команда» кітабында көрініс тапқан.
Алғашқы қадамның сиқыры
Дэвид Алленнің өзі 35 жасына дейін 35 түрлі жұмыс ауыстырған екен. Оның бұл сан қырлы тәжірибесі кез келген хаостың ішінен жүйе табуға көмектесті. Ол командаларды басқарғанда әрқашан «Ең кішігірім өзгеріс не?» деген сұрақтан бастайды.
Бірде ол алып корпорацияның жұмысын тек «кіріс хаттар» папкасын тазарту ережесін енгізу арқылы түбегейлі өзгертті. Кішігірім жеңістер үлкен стратегиялық өзгерістерге жол ашатынын ұмытпаған жөн.
Коммуникациялық хаттаманы бекіту
Қарапайым қағиданы енгізіңіз: шұғыл мәселелер үшін — қоңырау, стратегиялық талқылаулар үшін — хат, ал күнделікті жұмыс үшін — мессенджер. Осы ережені бекітіп, оны қатаң сақтаңыз.
Бұл ереже команда мүшелеріне демалыс уақытында мессенджерді тексермеу құқығын береді. Бұл, өз кезегінде, ұжымдағы кәсіби жанып кетудің (burnout) алдын алып, жұмыс өнімділігін ұзақ мерзімге сақтайды.
Болашаққа көзқарас: Тыныш өнімділік
Команданың басты мақсаты — шексіз жұмыс істеу емес, не істеу керектігін нақты білу және оны стрессіз орындау. Аллен мен Ламонттың еңбегі бізге жұмыс істеудің жаңа, гуманистік жолын ұсынады.
Сіздің командаңызда бүгін қандай «келесі қадам» жасалады? Осы сұрақты әріптестеріңізге қойып көріңізші. Жүйелілік — бұл еркіндіктің кілті. Сіздің базадағы осы кітапты оқуыңыз — тиімді болашаққа жасалған алғашқы сәтті қадам болмақ.
Пікірлер (0)
Пікір жазу үшін аккаунтқа кіріңіз. Кіру